上大内〔2010〕82号
校部各单位、各校区、各学院：
干部人事档案材料是反映干部情况的基本凭证和重要依据，是干部工作、人才工作的重要信息。为了适应新形势下档案管理工作的需要，进一步加强干部人事档案材料收集归档工作，充实、完善干部人事档案内容，更好地为干部人事工作服务，根据中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定的通知》（中组发〔2009〕12号）以及上海市委组织部有关文件精神，结合学校实际，对干部人事档案材料归档范围和要求，以及查（借）阅干部人事档案手续进行了修订，请认真学习，贯彻执行。
附件一：上海大学人事档案收集归档规定
附件二：上海大学人事档案查（借）阅制度
上海大学
二○一○年五月十九日
上海大学人事档案收集归档规定
为了确保我校人事档案的齐全完整，有效利用，特制定本规定。
一、归档要求与职责
（一）每年12月31日前进行归档，可将当年形成的档案材料进行归档，也可将新形成的档案材料随时归档，归档时有归档清单。
（二）归档材料必须过程完整，材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不能用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写，已正式形成事实的材料，应字迹清楚、对象明确，有承办单位公章，有材料形成时间。
（三）档案及档案材料归档时，人事档案科必须进行清点，双方核对无误后签字、盖章。
（四）需经组织审查盖章或本人签字的，要严格履行手续后再归档。规定要与本人见面的材料（如审查结论、复查结论，处分决定或意见、辞职辞退等），应有本人签字，特殊情况本人见面未签字的，可由组织注明。
二、各部门归档范围和要求
（一）组织部
1、入党材料（已转正的正式党员材料）。
入党志愿书、入党申请书、转正申请书，自传，外调政审材料。
2、干部任免审批表（副科级以上）。
"干部任免审批表"各项内容均需填写，不能有空项。而且出生、参加工作及入党三个时间必须准确，简历必须连续且其中参加工作时间须和前面对应，任免理由必须按实际情况填写（如续聘、部门调动、提拔、部门名称变更等），家庭成员（配偶、子女、父母）信息准确。并注明批准时间、批准文号，加盖呈报部门和批准部门公章。
3、干部考察材料。
初任副处级或晋升职务时必须有干部考察材料，考察材料要有考察人签字和组织部门盖章、注明材料形成时间，随干部任免审批表一并归档。
4、正处级干部年度考核表。
考核表上考核内容、部门公章、本人签字、组织部公章齐全。
5、政治审查材料，如重大政治、突发事件和重大任务中表现材料。
6、优秀党员、党务工作者等获奖材料，材料内容、公章齐全。
7、处级干部因公出国审查表，以及出国鉴定、小结（半年以上必须提交，有本人签字）。
8、参加中央党校或市委党校、教卫党校等干部培训班名单及材料。
9、援疆、援藏、挂职锻炼材料。
10、上海市领导干部个人重大事项报告单（有变动的归档）。
11、后备干部登记表（指提拔后的局级干部）。
12、新任命的副局级以上领导干部，在任命后20天内，组织部应及时通知或将"档案转递通知书"送交人事档案科，以便及时完成市管干部档案的移交工作。
13、领导干部在任期内经济责任审计结果报告。
以及不同时期由组织部组织填写并要求归档的材料。
（二）人事处
劳资科：
1、确定工资审批表：新进人员、职工职级职务变动后必须有。
2、转正定级（定职）审批表。
3、工资变动（套改）表。
4、正常增加薪级工资审批表。
5、工资停发（恢复）通知单。
6、离、退休人员审批表。
7、当年死亡人员名单（每年年底交档案科）。
师资科：
1、各类专业技术职务评审表（职称外语证书、计算机证书复印件需归档）。
2、专业技术职务聘任审批表。
3、因公出国审批表、备案表。
4、出国申请批复、小结。
5、全国、市、校优秀教师、优秀教育工作者、育才奖、宝钢奖、王宽诚奖等各类奖项审批表。
6、各种学习、培训材料（公派）：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表，选拔留学生审查登记表等参加出国境学习和中外合作办学学习的相关材料。
7、职业任职资格材料：职业资格考试合格人员登记表或资格证书复印件。
8、各类高层次人才相关申请材料（申请书、荣誉证书复印件）。
9、新增选为院士人员的相关申请材料（申请书、荣誉证书复印件）。
10、政府特殊津贴证书。
人事科：
1、新进人员档案及干部履历表（工勤岗位的是教职工登记表）。
干部履历表应逐项填写，不能有空白，无填写内容的写"无"，必须有照片；学习经历从高中开始，工作经历从第一次工作开始，时间上、经历上必须连贯；家庭成员必须包括父母、配偶、子女、对方父母，或其他社会关系；"其他说明情况栏"内填写家庭和户籍地址；必须有本人签名、日期，审查机关公章、日期。
2、新录用职工报到存根（随干部履历表一并归档）。
3、教职工调出、离职、终止合同等相关材料。
4、出国留学人员学历认证书和成绩单翻译件（经教育部鉴定的）。
5、在职人员在外校攻读学位的学籍材料：成人教育、自学考试、党校、军队院校等各类报考登记表、专家推荐表、成绩单、授予学位的材料、毕业生登记表、党校学历证明等。
6、人事处负责处理的处分（包括甄别、自查结论、解除处分决定）。
人才工作站：
教师资格认定申请表以及不同时期由人事处组织填写并要求归档的材料。
（三）统战部
1、加入各民主党派的通知。
2、人民团体、政协委员登记表等材料。
3、奖励及处分。
要求材料内容、公章齐全。
（四）纪检检察办公室
党员干部违反党纪、国法处分名单及材料。
（五）科研处
1、教职工获得的科技进步奖、专利奖、论文奖、曙光计划、科技启明星等各级各类奖项。
2、创造发明、科研成果鉴定等反映科研能力、工作业绩的材料。
（六）校工会
全国、市劳动模范呈报审批表以及校级工会奖项材料。
(七) 妇委会
三八红旗手、模范佳侣呈报审批表。
（八）学工办、团委
新长征突击手、优秀思政工作者、十佳杰出青年呈报审批表。
（九）研究生部
1、在职职工在本校获得的学历学位材料：硕、博报考登记表、专家推荐书、成绩表、毕业生登记表、学位申请表、学位授予证明。
2、博士后申请表、博士后工作期满审批表。
3、博士生导师审批表。
（十）外事处
出国申请表、备案表、小结等相关材料。
（十一）各学院部门
1、年度考核表（内容、本人签字、领导签名、部门章齐全）。
2、科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料。
3、著作、译著和有重大影响的论文目录。
4、以及其他应归档材料。
上海大学人事档案查（借）阅制度
为规范我校人事档案查（借）阅工作，根据中组部《干部档案工作条例》的文件精神，结合我校的实际情况，特制定本制度。
一、查（借）阅人事档案理由
因干部考察、任免、调动、出国、政治审查、落实政策等，需要查（借）阅干部人事档案的，经主管部门批准后查阅。
查阅人员必须是各学院、部门的组织干事、支部书记，持有《查阅干部人事档案审批表》。不得凭借"调查证明材料介绍信"和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。
二、查（借）阅手续及规定
（一）党委组织部、人事处在查（借）阅档案时，须持由本部门领导签字，加盖公章的"查阅干部人事档案审批表"，方可查(借)阅档案。
（二）副处级及以上干部的档案，以及涉及查阅普通职工入党、外调、政审的档案材料，必须持由党委组织部批准并填写的"查阅干部人事档案审批表"，加盖公章后方可查阅。
（三）查阅科级及以下普通职工档案，须持由机关部门领导或学院党总支领导批准并填写的"查阅干部人事档案审批表"，加盖公章后方可查阅。
（四）除党委组织部、纪检委（监察处）、人事处、党委、保卫处外，其余查档单位及部门，不得查阅不属于本单位管理范围的职工档案，确系工作需要，须经党委组织部领导批准并填写的"查阅干部人事档案审批表"，加盖公章后方可查阅。
（五）个人办理变更姓名、升学事宜，需经人事处批准并填写的"查阅干部人事档案审批表"；办理公证的，凭工作证（一卡通）查阅。
（六）不得擅自复制或摘抄档案内容。
（七）档案原则上不外借。如因特殊情况需要借阅，应经党委组织部领导批准，在"查阅干部人事档案审批表"中说明理由，方可借出。
（八）外单位查阅我校教职工档案，须持由党委组织部或人事处批准并填写的"查阅干部人事档案审批表"，附"介绍信" 方可查阅档案。
（九）任何个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。
（十）查阅人事档案应做到绝对保密，不得外传或泄露档案内容。摘抄的内容应认真保管，不得给无关人员阅览，用后自行销毁。
（十一）借阅档案后要妥善保管，不准从中撤出材料；不准涂改、勾划；不准转借；不准给无关人员翻阅；未经许可不得复制。借用时间不超过一周，用后及时归还。如需超期使用，应补办续借手续。
（十二）档案管理人员不负责代查档案材料，严禁用电话索取档案材料信息。
（十三）人事档案科只负责提供查阅的档案材料，不负责出具任何证明。
（十四）调入人员档案未到或档案材料不齐全的，将不提供任何部门及个人档案材料的查（借）阅，直至档案材料补充齐全为止。
三、本规定自公布之日起实行，由人事处档案科负责解释。